10 Governance

Wij zijn trots op ons werkgebied, dat zich uitstrekt van Zuidoost Friesland tot Zuidwest, Midden en Noord Drenthe. Rond de 16.000 huishoudens, verspreid over 70 woonplaatsen vinden bij ons hun thuis. Dat doen we voor diegenen die net dat extra steuntje in de rug nodig hebben, omdat de portemonnee daarom vraagt of omdat extra zorg nodig is. We doen dat samen met onze huurders en samenwerkingspartners, om zo tot de beste resultaten te komen. We werken in acht gemeenten: Assen, Midden-Drenthe, De Wolden, Noordenveld, Westerveld, Hoogeveen, Meppel en Ooststellingwerf.

De stichting Actium is als toegelaten instelling uitsluitend werkzaam op het gebied van de volkshuisvesting. Actium heeft één verbinding, te weten Dingspel Assen B.V. Ons aandeel in deze verbinding bedraagt 66,67%. Meer informatie over de verbinding vindt u in paragraaf 8.7 van dit jaarverslag.

Actium staat midden in de samenleving en werkt aan de huisvesting voor mensen met een lager inkomen of mensen die niet zelfstandig in hun huisvesting kunnen voorzien. Dat doen we in een krappe woningmarkt met geld dat maatschappelijk bestemd is. We vinden het daarom belangrijk om open en transparant te zijn over wat we doen en waarom we dat doen.

Actium onderschrijft derhalve het belang van een deugdelijk ondernemingsbestuur, dat integer en transparant handelt, waar goed toezicht op wordt gehouden en dat verantwoording aflegt over het gevoerde toezicht. Voor de inrichting van het ondernemingsbestuur volgen we de Woningwet en de Governancecode voor woningcorporaties. Deze code onderschrijven we en de beginselen passen we toe.

De bestuurder van Actium is belast met het besturen van de organisatie, en haar verbindingen. In die rol is zij verantwoordelijk voor de realisatie van de doelstellingen, de strategie, de financiering, het beleid en de daaruit voortvloeiende resultaatontwikkeling. De bestuurder legt hierover verantwoording af aan de raad van commissarissen. Bij de vervulling van haar taak richt de bestuurder zich naar het belang van de organisatie in het licht van haar doelstelling en de met haar verbonden onderneming. Zij weegt daartoe de in aanmerking komende belangen af van de bij de organisatie betrokkenen.

Een uitgebreide taak en werkwijze van de rollen en verantwoordelijkheden van de bestuurder van Actium zijn vastgelegd in een bestuursreglement.

Het eerste half jaar van 2020 was de heer Van Halteren interim-bestuurder. Dit half jaar is gebruikt voor de werving en selectie van de nieuwe bestuurder. Vanaf 1 juli 2020 is mevrouw Boeijen bestuurder van Actium.

De raad van commissarissen is de interne toezichthouder van Actium. Bij de vervulling van haar taak richt de raad zich naar het te behartigen maatschappelijk belang, naar het belang van de betrokken stakeholders, primair de (toekomstige) huurders en de gemeenten en naar het belang van de corporatie.

De specifieke taken en bevoegdheden van de raad van commissarissen staan omschreven in de statuten. Deze vormen de basis voor haar handelen.  De werkwijze van de raad is beschreven in het reglement raad van commissarissen. Hierin zijn onder meer opgenomen een profielschets voor de leden van de raad, regels over (her)benoemingen, schorsing en/of ontslag van de leden van de raad, onverenigbaarheden en taken van de raad.

In hoofdstuk 11 verslag van de raad van commissarissen leest u meer over de raad van commissarissen en haar activiteiten in 2020.

Actium ontleent haar legitimiteit aan maatschappelijke steun. Dat betekent dat we een prominente plaats zien voor onze belanghebbenden, zoals huurders(vertegenwoordigers), gemeenten en zorg- en welzijnsinstellingen, bij het bepalen van haar maatschappelijke opgaven en bijbehorende inzet van haar vermogen. We streven daarbij naar functionele en langetermijnrelaties ten behoeve van verankering en inbedding in de lokale samenleving.

Corona

Corona heeft het afgelopen jaar ook effect gehad op het aantal contacten met belanghebbenden. Vaker dan anders stemden we af over de noodzaak om een regulier overleg door te laten gaan. In de eerste periode van corona hadden soms andere zaken prioriteit – bij beide partijen - en konden we telefonisch of per mail onze samenwerking voortzetten. Altijd hadden we hierover goed overleg.

Via de mail hebben we onze belanghouders bij zorgpartijen, gemeenten en collega-corporaties ook op de hoogte gehouden van onze activiteiten. En samen kwamen we nog steeds tot mooie dingen, zoals het plaatsen van de ontmoetingscontainers bij zorgcomplexen laat zien.

Prestatieafspraken

In 2020 hebben wij met alle gemeenten in ons werkgebied en onze huurdersorganisatie MEVM prestatieafspraken gemaakt. Met een aantal gemeenten is een meerjarige raamovereenkomst opgesteld, die als basis dient voor de prestatieafspraken. Op deze manier is de bijdrage van Actium aan de  volkshuisvestelijke doelstellingen in iedere gemeente afgestemd op de lokale behoefte.

Visitatie

Visitatie is een beoordeling van prestaties van woningcorporaties, die iedere vier jaar door een onafhankelijk bureau wordt uitgevoerd. Op deze manier toetsen wij of het beeld dat wij hebben over ons eigen presteren, overeenkomt met de verwachting en beoordeling van onze belanghouders en klanten.

In 2020 hebben we voor de derde keer het visitatieproces doorlopen en deze in augustus, met een zeer positief resultaat, afgerond. De visitatiecommissie schetst Actium als een gedreven corporatie die opgaven gestructureerd, integraal en vooral in samenwerking met belanghebbenden wil oppakken. We krijgen daarbij waardering voor de duidelijke rol die we pakken als verbinder en facilitator. We zijn natuurlijk erg blij met de mooie cijfers en waardering.

De visitatie bestaat uit vier onderdelen:

• Presteren naar Opgaven en Ambities: score 7.6
• Presteren volgens Belanghebbenden: score 7.9
• Presteren naar Vermogen: score 7
• Governance van maatschappelijk presteren: score 7.8

Samenwerken is voor ons het meest kenmerkende aan de tijd van nu. We zijn er sterk van overtuigd dat door samen te werken met huurders, zorg- en welzijn partijen en gemeenten, maar ook met andere corporaties, de complexe uitdagingen het beste opgepakt kunnen worden. De visitatiecommissie heeft deze inzet ook gezien, en merkt daarbij op dat dit onder meer komt door de open, eerlijke en verbindende rol we als corporatie pakken in onze samenwerking met onze relaties. Het rapport is openbaar en te vinden op www.actiumwonen.nl.

Beoordeling Waarborgfonds Sociale Woningen
Het Waarborgfonds Sociale Woningen (WSW) voerde haar risicobeoordeling van Actium uit in het najaar van 2020. Uit deze beoordeling kwam naar voren dat evenals vorig jaar Actium financieel gezond is. Wel ziet het WSW een toename in de ambities die resulteren in een grotere financieringsbehoefte. De belangrijkste onderwerpen van gesprek met het WSW die voortkomen uit de beoordeling zijn:

1. Assetmanagement en transitie in relatie tot de toename van de investeringen en de verduurzaming van de voorraad;
2. de duurzaamheidsvisie;
3. de hoogte van de onderhoudskosten.

Op 4 augustus 2020  gaf het WSW een borgbaarheidsverklaring voor Actium af.

Oordeel inspectie Autoriteit woningcorporaties (Aw)
Op 23 juli 2020 ontvingen wij van de Aw de jaarlijkse toezichtsbrief. Het basisonderzoek heeft geen aanleiding gegeven tot nader onderzoek of tot het opleggen van interventies. In de brief heeft de Aw onze aandacht gevraagd voor de volgende onderwerpen:

• Het verstrekken van de lening aan Dingspel Assen B.V.;
• verdere verbetering van het risicomanagement;
• kwaliteit dPi 2019.

Op 30 november 2020 ontvingen wij van de Autoriteit woningcorporaties (Aw) haar oordeel over de rechtmatigheid van verslagjaar 2020. De Aw heeft getoetst op de volgende onderdelen:

• Passend toewijzen;
• de huursombenadering;
• de Wet Normering Topinkomens;
• de toetsing verlicht regime;
• de naleving van specifieke wettelijke bepalingen.

Op één onderdeel is vastgesteld dat we bij een intermediaire verhuur niet in het contract hebben geborgd dat de accountant de juistheid en volledigheid van de toepassing van de passendheidstoets dient te kunnen beoordelen. We hebben inmiddels met de intermediaire huurder afgesproken hiervoor het contract aan te passen.

Voor alle andere onderdelen geldt dat Actium in 2020 heeft voldaan aan de wet- en regelgeving.

In 2020 is het risicomanagementbeleid herzien en zijn de strategische risico’s geactualiseerd. Beide zijn in de vergaderingen van de Raad van Commissarissen in september 2020 besproken. De uitgangspunten en werkwijzen van ons risicomanagement zijn in de kern niet gewijzigd. Wel is nadere invulling gegeven aan de wijze waarop we het operationeel risicomanagement vorm geven en is de zogenaamde ‘3-lines of defence’  toegevoegd. Meer informatie over ons risicomanagement en de belangrijkste risico’s is te vinden in hoofdstuk 9 van dit jaarverslag.

Onze vermogenspositie wordt voor een groot gedeelte bepaald door de waarde van onze activa. Sinds 2016 waarderen wij onze activa tegen actuele waarde. Intern sturen wij op beleidswaarde. In hoofdstuk 8 vindt u een nadere toelichting op de verschillende waarderingsmethoden en –grondslagen, de ontwikkelingen van de marktwaarde en de beleidswaarde, alsmede een analyse van de verschillen tussen de verschillende waarderingen en de gevolgen hiervan voor het eigen vermogen. 

Ons beleid is er op gericht dat elke vorm van belangenverstrengeling wordt vermeden. In het verslagjaar heeft zich op geen enkele wijze enige vorm van belangenverstrengeling van de bestuurder voorgedaan.